--- title: "Gestión documental para pymes: plazos y cómo ordenar" description: "Cuánto tiempo guardar facturas, contabilidad, nóminas o el registro de jornada, cuándo puedes tirar el papel y cómo ordenar archivos, permisos y copias." url: https://lndigital.es/gestion-documental-pymes/ --- # Gestión documental para pymes: cuánto tiempo guardar cada documento y cómo ordenar los archivos de tu empresa 17 de octubre de 20268 min de lecturaPor LN Digital Guardar los archivos en la nube ya es habitual: según el INE, el **44,3 %** de las empresas de 10 o más empleados paga servicios en la nube, y casi 9 de cada 10 de ellas (el 86,8 %) los usa para almacenar ficheros. En las de menos de 10 empleados, la cifra es del 15,8 %. Pero tener los documentos en digital no significa tenerlos en orden. En esta guía te contamos qué documentos tiene que guardar una empresa y durante cuánto tiempo, cuándo puedes deshacerte del papel y cómo ordenar los archivos, los permisos y las copias de seguridad, con lo que dicen la ley, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE). ![Gestión documental para pymes: qué guardar, cuánto tiempo y cómo ordenarlo](https://lndigital.es/wp-content/uploads/2026/10/gestion-documental-pymes.jpg) ## Digitalizar no es lo mismo que ordenar **Digitalizar** es pasar a herramientas digitales lo que antes se hacía en papel o a mano: facturar con un programa, fichar con el móvil o archivar en la nube. **Ordenar** es lo que viene después, y lo que más se olvida: saber dónde está cada documento, quién puede verlo, cuánto tiempo hay que guardarlo y qué pasa si se pierde. A esa parte la llamamos organización digital; en las normas técnicas se conoce como **gestión de documentos**. No es solo una cuestión de comodidad. El Reglamento General de Protección de Datos exige que, por defecto, los datos personales «no sean accesibles, sin la intervención de la persona, a un número indeterminado de personas físicas» (artículo 25.2). Una carpeta con nóminas o currículums compartida con un enlace abierto a cualquiera que lo tenga choca con esa regla. Y la AEPD recomienda limitar el acceso a la información «únicamente a las personas que realmente lo necesiten». ## Cuánto tiempo hay que guardar cada documento | Documento | Plazo | Norma | | --------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | | Libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | 6 años desde el último asiento | Código de Comercio, art. 30 | | Documentación fiscal: declaraciones y sus justificantes | 4 años desde que acaba el plazo para presentar la declaración | Ley General Tributaria, arts. 66, 67 y 70 | | Bases imponibles negativas y deducciones pendientes | Hasta 10 años | Ley General Tributaria, art. 66 bis, y Ley del Impuesto sobre Sociedades, art. 26.5 | | Facturas emitidas y recibidas | El plazo de prescripción fiscal: 4 años en general | Reglamento de facturación, art. 19, y Ley del IVA, art. 165 | | Facturas de bienes de inversión con regularización del IVA | El periodo de regularización y 4 años más (en un edificio, 14 años, según la Agencia Tributaria) | Ley del IVA, arts. 107 y 165 | | Registro de jornada | 4 años | Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 | | Altas y bajas, cotizaciones y recibos de salarios | 4 años | Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, art. 21.1 | | Prevención de riesgos laborales: plan, evaluación de riesgos, controles de salud y accidentes | Sin plazo general: a disposición de la autoridad laboral. Con agentes cancerígenos o biológicos, entre 10 y 40 años | Ley de Prevención de Riesgos Laborales, art. 23, y Reales Decretos 664/1997 y 665/1997 | | Grabaciones de videovigilancia | Se borran en un mes como máximo | Ley Orgánica de Protección de Datos, art. 22.3 | | Canal de denuncias (empresas de 50 o más trabajadores) | Como máximo 10 años; si no se investiga, se suprime a los 3 meses | Ley 2/2023, arts. 26.2 y 32.4 | Los 6 años del Código de Comercio son el plazo general más largo, y el deber sigue aunque la empresa cierre: pasa a los herederos o, si se disuelve una sociedad, a sus liquidadores. La propia Agencia Tributaria advierte de que el plazo fiscal puede ir «entre un mínimo de 4 años \[…] hasta más de 10 años en algunos casos», según la operación. Para los **contratos** con clientes y proveedores no hay un plazo de conservación propio. Como referencia, las acciones personales sin plazo especial prescriben a los 5 años (Código Civil, art. 1964.2). **Ojo al cambiar de programa.** La Ley General Tributaria obliga a conservar también «los programas, ficheros y archivos informáticos» que permitan leer los datos (art. 29.2.d). Antes de dar de baja un programa de contabilidad o de facturación, asegúrate de que podrás seguir abriendo lo que guardaste con él. ## Datos personales: guardar lo justo y bloquear después El RGPD obliga a guardar los datos personales «durante no más tiempo del necesario» (artículo 5.1.e). Cuando ya no hacen falta, pero la ley obliga a conservarlos por si los pide un juez o una administración, hay que **bloquearlos**: separarlos para que nadie los use y, pasado el plazo, destruirlos (Ley Orgánica de Protección de Datos, art. 32). La AEPD pone un ejemplo: los datos de las retenciones de la plantilla deberían bloquearse 4 años, que es lo que tardan en prescribir las obligaciones tributarias. Dos casos frecuentes: - **Currículums de candidatos no seleccionados.** Según la AEPD, la empresa «debe destruir el currículum y proceder a la supresión y bloqueo de los datos personales», salvo que el candidato haya consentido otra cosa o haya un interés legítimo. - **Papel con datos personales.** La AEPD recuerda que tirar documentos sin destruir a la basura común es una de las infracciones más habituales. INCIBE recomienda una trituradora o, si se encarga a otra empresa, la destrucción certificada. ## ¿Puedo tirar el papel si lo escaneo? Para las **facturas y demás documentos fiscales en papel**, solo con **digitalización certificada**. La Orden EHA/962/2007 permite «prescindir de los originales en papel» si se digitalizan con un software homologado por la Agencia Tributaria: una imagen fiel, firmada electrónicamente y guardada en una base de datos documental (art. 7). La Agencia Tributaria publica la lista del software homologado; la última homologación es del 9 de octubre de 2026. La misma orden avisa de que cualquier otra conversión de una factura recibida «dará origen a un nuevo documento que no tendrá la consideración de documento original» (art. 6.2). Por eso, si solo la escaneas, lo prudente es conservar también el papel. Las **facturas que te llegan ya en electrónico** se guardan en su formato original, «sin conversión alguna» (art. 8): imprimirlas y borrar el fichero no vale. Para **contratos y documentación laboral** no hemos encontrado ninguna norma que permita destruir el papel después de escanearlo. Antes de hacerlo, consúltalo con tu asesoría. ## Cómo ordenar los archivos de tu empresa 1. **Un solo sitio para los documentos de la empresa.** Ni cuentas personales ni memorias USB sueltas. INCIBE aconseja tener una lista de los servicios de almacenamiento en la nube permitidos y prohibidos, y explicar al equipo qué información puede guardarse en la nube y cuál tiene que ir cifrada. 2. **Clasifica la información.** INCIBE propone cuatro niveles: confidencial (solo la dirección), restringida (la dirección y personas concretas), interna (toda la plantilla) y pública. Organiza las carpetas según esa clasificación. 3. **Da los permisos justos.** «Siempre se otorgará el mínimo privilegio», dice INCIBE, y hay que revisar cada cierto tiempo que los permisos siguen siendo los adecuados. 4. **Una estructura y unos nombres que todo el mundo entienda.** Nuestra recomendación: carpetas por área y por año (por ejemplo, _Administración / 2026 / Facturas recibidas_), la fecha al principio del nombre del fichero (_2026-10-17 Presupuesto Cliente.pdf_) y una sola versión final de cada documento, sin «final2» ni «definitivo-bueno». 5. **Cuando alguien se va, se cierran sus accesos.** INCIBE recomienda eliminar sus cuentas de correo y sus permisos en los sistemas y aplicaciones, y recoger los dispositivos que tenía. Su deber de confidencialidad sigue después de irse (Ley Orgánica de Protección de Datos, art. 5.3). 6. **Contraseñas largas y doble factor.** INCIBE pide contraseñas de al menos 12 caracteres, recomienda 14, y aconseja no repetirlas entre servicios y usar un gestor de contraseñas con doble factor. La AEPD recomienda activar la verificación en dos pasos en el correo y en la nube. 7. **Copias de seguridad que se comprueban.** La regla 3-2-1 que explica INCIBE: 3 copias de cada fichero importante (el original y 2 copias), en 2 soportes distintos y 1 de ellas fuera de la empresa. Además, hay que comprobar cada cierto tiempo que se pueden restaurar y cifrar las copias con información confidencial o que se suban a la nube. La AEPD añade que las copias deben protegerse igual que los datos originales. ## Lo que cambia en las facturas Dos novedades afectan a cómo guardarás las facturas. La [factura electrónica entre empresas](https://lndigital.es/factura-electronica-obligatoria/) será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones de euros, y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto. Y [VERI\*FACTU](https://lndigital.es/verifactu-fechas-y-aplazamientos/) tiene hoy en el BOE las fechas del 1 de enero y el 1 de julio de 2027, aunque Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que lo aplazará a octubre de 2028. ## Si quieres ir más allá: las normas ISO Para quien quiera un sistema formal, existen dos normas internacionales: la **ISO 15489-1:2016**, con los conceptos y principios de la gestión de documentos (en España, UNE-ISO 15489-1:2016), y la **ISO 30301:2019**, que fija los requisitos de un sistema de gestión de documentos y permite certificarlo. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas? La normativa fiscal pide guardarlas durante el plazo de prescripción, 4 años en general, y más si hay regularización del IVA o bases negativas pendientes. Como el Código de Comercio obliga a conservar 6 años los justificantes del negocio, lo prudente es guardarlas al menos 6 años. ### ¿Puedo tener los documentos solo en la nube? Sí. Las facturas pueden conservarse en formato electrónico siempre que se garantice su autenticidad, su integridad y su legibilidad, y que la Agencia Tributaria pueda acceder a ellas sin demora (Reglamento de facturación, art. 20). Fuera de España, el reglamento solo permite conservarlas por medios electrónicos con acceso en línea y comunicándolo antes a la Agencia Tributaria (art. 22). ### ¿Qué hago con los currículums de los candidatos que no he contratado? Destruirlos y suprimir sus datos, salvo que el candidato haya consentido que los guardes para otros procesos o haya un interés legítimo, según la guía de la AEPD sobre relaciones laborales. ### ¿Qué pasa si pierdo documentos por un ciberataque? Si afecta a datos personales, es una brecha de seguridad: salvo que sea improbable que suponga un riesgo para las personas, hay que notificarla a la AEPD sin dilación y, si es posible, en un máximo de 72 horas (RGPD, art. 33). Por eso las copias de seguridad fuera de la empresa y comprobadas son tan importantes. Esta guía es informativa y resume las normas vigentes a 17 de octubre de 2026. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría. ## ¿Te ayudamos a ordenarlo? En LN Digital te ayudamos a poner orden en los archivos de tu empresa: dónde guardarlos, con qué permisos, cómo hacer las copias y qué hacer cuando alguien se va. Lo hacemos dentro de la [digitalización de empresas](https://lndigital.es/digitalizacion-de-empresas/) y, si prefieres no depender de servicios de terceros, con [tu propia nube en un NAS](https://lndigital.es/nas-nube-propia-empresas/) que te montamos y mantenemos ([mantenimiento de servidores](https://lndigital.es/mantenimiento-de-servidores/)). [Escríbenos](https://lndigital.es/contacto/). ## Fuentes Consultadas el 17 de octubre de 2026. - BOE, textos consolidados: [Código de Comercio, art. 30](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-6627#art30); [Ley General Tributaria](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-23186), arts. 29, 66, 66 bis, 67 y 70; [Ley del Impuesto sobre Sociedades, art. 26](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2014-12328#a26); [Reglamento de facturación (RD 1619/2012)](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696), arts. 19 a 23; [Ley del IVA](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-28740), arts. 107 y 165; [Estatuto de los Trabajadores, art. 34](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430#a34); [LISOS, art. 21](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2000-15060#a21); [Ley de Prevención de Riesgos Laborales, art. 23](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1995-24292#a23); [RD 664/1997](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1997-11144#a9) y [RD 665/1997](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1997-11145#a9); [Código Civil, art. 1964](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1889-4763#art1964); [Ley Orgánica de Protección de Datos](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673), arts. 5, 22 y 32; [Ley 2/2023](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-4513). - [Orden EHA/962/2007](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2007-7866), sobre la digitalización certificada, y la [lista de software homologado de la Agencia Tributaria](https://sede.agenciatributaria.gob.es/static_files/Sede/Procedimiento_ayuda/FZ01/RSoftHomologado_doc_base.pdf). - Agencia Tributaria: [obligación de conservar las facturas](https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/facturacion-registro/facturacion-iva/obligacion-conservar-facturas.html) y [preguntas frecuentes sobre la conservación en los sistemas de facturación](https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/caracteristicas-requisitos-sif-conservacion-accesibilidad-legibilidad.html). - [Reglamento General de Protección de Datos](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:32016R0679), arts. 5, 25, 32 y 33. AEPD: [La protección de datos en las relaciones laborales](https://www.aepd.es/guias/la-proteccion-de-datos-en-las-relaciones-laborales.pdf) y [Guía de cifrado para autónomos y pymes](https://www.aepd.es/guias/guia-cifrado-autonomos-pymes.pdf). - INCIBE, [Políticas de seguridad para la pyme](https://www.incibe.es/empresas/herramientas/politicas): clasificación de la información, control de acceso, gestión de recursos humanos, contraseñas, copias de seguridad, almacenamiento en la nube y en la red corporativa y borrado seguro; y [la regla 3-2-1](https://www.incibe.es/empresas/blog/dia-mundial-del-backup-repasamos-importancia-las-copias-seguridad). - INE, [Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas](https://www.ine.es/dyngs/Prensa/ETICCE20241T2025.htm), 2024 y primer trimestre de 2025 (publicada el 22 de octubre de 2025). - ISO: [ISO 15489-1:2016](https://www.iso.org/standard/62542.html) e [ISO 30301:2019](https://www.iso.org/standard/74292.html). ## Compartir la entrada [](https://www.facebook.com/sharer.php?u=https://lndigital.es/gestion-documental-pymes/) [](https://www.linkedin.com/shareArticle?mini=true\&url=https://lndigital.es/gestion-documental-pymes/\&title=Gesti%C3%B3n%20documental%20para%20pymes%3A%20plazos%20y%20c%C3%B3mo%20ordenar\&summary=\&source=https://lndigital.es/gestion-documental-pymes/) [](https://twitter.com/intent/tweet?text=%20https://lndigital.es/gestion-documental-pymes/) [Entrada Anterior](https://lndigital.es/wordpress-sigue-siendo-la-mejor-opcion/) [Siguiente Entrada](https://lndigital.es/nas-nube-propia-empresas/) ## Otras entradas [![SPF: qué es y cómo configurarlo bien en Microsoft 365 y Google Workspace](https://lndigital.es/wp-content/uploads/2026/10/spf-como-configurarlo.jpg)](https://lndigital.es/spf-como-configurarlo/) ### [SPF: qué es y cómo configurarlo bien en Microsoft 365 y Google Workspace](https://lndigital.es/spf-como-configurarlo/) [Leer entrada](https://lndigital.es/spf-como-configurarlo/) [![DMARC: cómo pasar de p=none a p=reject sin perder correos](https://lndigital.es/wp-content/uploads/2026/10/dmarc-como-configurarlo.jpg)](https://lndigital.es/dmarc-como-configurarlo/) ### [DMARC: cómo pasar de p=none a p=reject sin perder correos](https://lndigital.es/dmarc-como-configurarlo/) [Leer entrada](https://lndigital.es/dmarc-como-configurarlo/) [![DKIM: cómo firmar el correo de tu empresa en Microsoft 365 y Google Workspace](https://lndigital.es/wp-content/uploads/2026/10/dkim-como-activarlo.jpg)](https://lndigital.es/dkim-como-activarlo/) ### [DKIM: cómo firmar el correo de tu empresa en Microsoft 365 y Google Workspace](https://lndigital.es/dkim-como-activarlo/) [Leer entrada](https://lndigital.es/dkim-como-activarlo/)