Factura electrónica obligatoria entre empresas: fechas, a quién afecta y qué hacer

El 6 de octubre de 2026 entró en vigor la Orden HAC/1028/2026, y con ella empezaron a correr los plazos de la factura electrónica obligatoria entre empresas. Será exigible el 6 de octubre de 2027 para quienes tuvieron un volumen de operaciones de más de 8 millones de euros el año anterior, y el 6 de octubre de 2028 para todos los demás, autónomos incluidos.

Ojo con las fechas que circulan: muchas webs hablan del 1 de octubre, porque así lo decía el borrador de la norma. Las fechas oficiales son las del 6. Te explicamos a quién afecta, qué cuenta como factura electrónica, cómo se envía, qué es eso de los «estados» de la factura y qué conviene hacer ya.

El umbral no es la facturación en sentido coloquial, sino el volumen de operaciones de la Ley del IVA: el importe de las ventas y servicios del año natural anterior sin IVA, incluidas las operaciones exentas.

Afecta a todos los empresarios y profesionales cuando facturan a otro empresario o profesional establecido en España: sociedades, autónomos y demás. También cuando la factura la emite el propio cliente o un tercero, como una gestoría, por cuenta de quien vende.

Según la Agencia Tributaria, la obligación alcanza también a las operaciones con IGIC e IPSI, es decir, Canarias, Ceuta y Melilla. En el País Vasco y Navarra también rige; lo que queda pendiente son los acuerdos entre la Agencia Tributaria y sus Haciendas forales para usar la solución pública.

No es obligatoria en:

• las facturas a consumidores particulares;
• las facturas simplificadas o tiques, salvo las llamadas cualificadas, que identifican al cliente;
• las operaciones internacionales, también las intracomunitarias, con empresas no establecidas en España;
• las operaciones que no requieren factura, algunas de los mercados de electricidad y gas, y las que excluya en el futuro el Ministerio de Economía (a día de hoy no ha excluido ninguna).

Para la norma, una factura electrónica es un fichero estructurado que un programa puede leer automáticamente, ajustado a la norma europea EN 16931 y en uno de estos cuatro formatos: UBL, CII, EDIFACT o Facturae.

Un PDF no lo es. Un PDF enviado por correo es una factura electrónica «voluntaria», que necesita que el cliente la acepte, pero no la obligatoria. Durante sus 12 primeros meses, las empresas de más de 8 millones tendrán que acompañar cada factura electrónica de un PDF, salvo que el cliente renuncie a él, para facilitar la lectura a quien aún no esté preparado. Ese PDF acompaña a la factura, no la sustituye.

Hay dos vías, que se pueden combinar:

• Una plataforma privada de facturación electrónica. Están obligadas a conectarse entre ellas gratis, y el cliente no puede imponer a su proveedor una plataforma concreta. Quien recibe por una plataforma privada debe publicar su «punto de entrada» en sus comunicaciones y en su web.
• La solución pública de la Agencia Tributaria, gratuita. Si un cliente no ha acordado con su proveedor otra vía, se entiende que recibe por ella. Incluye un formulario gratuito para emitir factura a factura, con certificado o Cl@ve, pensado sobre todo para pymes y autónomos. Según explicó la Agencia Tributaria, un programa de gestión puede conectarse directamente a ella sin contratar una plataforma privada.

No vale enviarla directamente de empresa a empresa: siempre tiene que pasar por una plataforma o por la solución pública.

Hacienda recibirá una copia de todas. La solución pública es, por ley, el «repositorio universal y obligatorio» de las facturas electrónicas: las que se emiten por ella llegan directamente, y las que van por plataformas privadas le llegan como copia en formato UBL en el momento de emitirlas. Por eso quien emite la factura tiene que informar a su cliente de que se enviará a la solución pública, como exige la protección de datos.

No basta con enviar y recibir. El cliente tiene que comunicar:

• Al proveedor, si acepta o rechaza la factura y cuándo la paga del todo.
• A la solución pública, la fecha de pago completo y la fecha de vencimiento, o el rechazo. Si no la rechaza, se presume aceptada.

El plazo es de 4 días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Si la factura ya incluye una fecha de pago igual o anterior a su emisión, como en un pago al contado, la comunicación se da por hecha.

El objetivo declarado de la norma es conocer los plazos de pago reales y reducir la morosidad. Según el Gobierno, el periodo medio de pago en España ronda los 80 días, por encima del máximo de 60 que permite la Ley de Morosidad.

El plazo de cada factura se calcula con esa ley: 30 días si no se ha pactado otro, y 60 como máximo aunque se pacte. La Agencia Tributaria enviará los datos al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada para elaborar cada año la lista de empresas que incumplen los plazos. Entran en ella las sociedades que no pueden presentar la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, con más de 600.000 euros en facturas no pagadas dentro de plazo y menos del 90 % pagado a tiempo.

A 14 de octubre de 2026, ni el Real Decreto 238/2026 ni la Orden HAC/1028/2026 fijan sanciones propias, y no hemos encontrado ninguna fuente oficial que concrete cuál se aplicaría a una empresa que no emita o no reciba en formato electrónico. Desconfía de las webs que dan una cifra concreta sin citar la norma.

El Ministerio de Economía y la Agencia Tributaria insisten en que son dos obligaciones distintas:

• VERI*FACTU regula cómo tiene que funcionar el programa con el que facturas, y afecta a todas las facturas, también a las de particulares.
• La factura electrónica regula el formato y el envío de las facturas entre empresas.

Se tocan en dos puntos: la factura electrónica tiene que salir de un programa que cumpla los requisitos de VERI*FACTU, y puede llevar la dirección de su código QR. Te contamos todas sus fechas en VERI*FACTU: qué fechas valen hoy.

Y a escala europea, la Directiva conocida como ViDA hará de la factura electrónica la norma general en la Unión Europea a partir del 1 de julio de 2030.

El Ministerio de Economía propuso en un seminario de la Agencia Tributaria una lista de preparativos. Adaptada a una pyme:

1. Pregunta a tu proveedor de software si emitirá y recibirá factura electrónica en uno de los formatos admitidos y cómo se conectará: con una plataforma privada o con la solución pública.
2. Revisa tus plazos de pago y de cobro, y tu tesorería: los incumplimientos van a ser visibles.
3. Revisa las condiciones de pago de tus contratos con clientes y proveedores, con el límite de 60 días.
4. Coordínate con tu gestoría si factura por ti: tendrá que estar apoderada o actuar como colaboradora social.
5. Distingue a tus clientes empresa de los particulares, porque solo las facturas a empresas van por el nuevo sistema.
6. Añade el aviso de protección de datos para tus clientes sobre el envío de las facturas a la solución pública.

La Agencia Tributaria publicó el 13 de octubre de 2026 la primera documentación técnica de su solución pública, que deberá estar disponible al menos dos meses antes del 6 de octubre de 2027. Es un buen momento para empezar.

Sí. Tendrás que emitir y recibir factura electrónica en tus operaciones con otras empresas y profesionales desde el 6 de octubre de 2028, salvo que tu volumen de operaciones supere los 8 millones, y comunicar los estados de las facturas desde el 6 de octubre de 2029.

Hasta que la obligación te alcance, sí. A partir de tu fecha, las facturas a otras empresas establecidas en España tendrán que ser electrónicas estructuradas. A los particulares podrás seguir enviándoles PDF o papel.

No necesariamente. La solución pública de la Agencia Tributaria y su formulario son gratuitos. Una plataforma privada o la conexión directa de tu programa de gestión te ahorrarán trabajo si emites muchas facturas.

Las que entran en la obligación, sí: le llegan directamente o como copia en el momento de emitirlas, y las conservará como máximo 12 años.

Si necesitas adaptar tu facturación, conectar tu programa de gestión con el nuevo sistema o cambiar de herramienta, te ayudamos con software a medida y con nuestro ERP modular, que ya emite facturas con registro VERI*FACTU y en formato Facturae. Cuéntanos tu caso. Desde A Coruña, para empresas de toda España.

Consultadas el 14 de octubre de 2026.

• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
• Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica.
• Ley 56/2007, de medidas de impulso de la sociedad de la información (artículo 2 bis y disposición adicional 21.ª), y Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas.
• Ley 37/1992, del IVA: artículo 121. Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad: artículo 4.
• Agencia Tributaria. Factura electrónica, quiénes están obligados, concepto de factura electrónica obligatoria, calendario de implantación y noticia del 7 de octubre de 2026.
• Agencia Tributaria. Seminarios de la solución pública (19 de mayo de 2026, con la presentación del Ministerio de Economía, y 10 de septiembre de 2026).
• Ministerio de Economía. Nota de prensa sobre el Real Decreto de factura electrónica (24 de marzo de 2026). La Moncloa. Referencia del Consejo de Ministros (24 de marzo de 2026).
• Directiva (UE) 2025/516, sobre el IVA en la era digital (ViDA).